Gérer le profil d'une personne

Les administrateurs de compte, les administrateurs d'entreprise et les gestionnaires de personnel peuvent effectuer cette tâche.

Vous pouvez utiliser le Personnes page à ajouter de nouvelles personnes à Perk et modifier les paramètres des personnes existantes. Perk utilise les informations du profil de la personne lorsque les employés ou les invités réservent un voyage ou soumettent une dépense dans Perk.

Vous pouvez modifier manuellement le profil d'une personne ou synchroniser les données directement depuis un système tiers à l'aide d'un intégration RH ou en utilisant SCIM. Les utilisateurs peuvent modifier eux-mêmes certaines informations, à condition qu'elles ne soient pas synchronisées automatiquement.

Attention : Il est important que toutes les informations du profil soient complètes et à jour afin d'éviter tout problème lors du processus de réservation.

Lorsque vous accédez à la page « Personnes », vous pouvez consulter la liste de toutes les personnes de votre compte Perk. Vous pouvez les rechercher par nom ou par adresse e-mail, ou filtrer selon un attribut spécifique. Les personnes sont regroupées en :

Actif : La personne peut se connecter à Perk.
Invitée : La personne a reçu une invitation par courriel, mais ne l’a pas encore acceptée. Pour en savoir plus, consultez Invitez de nouvelles personnes par e-mail.
Archivé : La personne n’a plus accès à Perk. Pour en savoir plus, consultez Archiver et supprimer des personnes.

Vous pouvez ajouter de nouvelles personnes en cliquant Invitez des personnes. Vous pouvez exporter les personnes depuis Perk en cliquant sur « Exporter les données ». Cela vous permet de générer un fichier CSV ou XLS contenant les données des personnes, filtrées pour n'inclure que les personnes et les colonnes affichées, ou toutes les données.

Pour modifier le profil de quelqu'un d'autre :

Allez sur la page People .
Cliquez sur le nom de la personne.
Accédez à la partie de votre profil que vous souhaitez modifier et cliquez sur Modifier .
Apportez les modifications et cliquez sur Enregistrer .

Profil

Chaque personne possède son propre profil sur Perk. Ce profil contient les informations suivantes :

Vos informations personnelles, telles que votre date de naissance, votre pays de résidence et vos coordonnées, sont utilisées pour réserver vos voyages.
Les documents de voyage, les programmes de fidélité et de fidélisation des compagnies sont utilisés pour réserver vos voyages.
Cartes de paiement personnelles et cartes de réduction ferroviaires pour le paiement des voyages.
Préférences du compte .
Paramètres de l'entreprise, tels que les politiques de voyage, les processus d'approbation et les objets de coûts attribués.

Par défaut, Perk utilise les initiales du prénom et du nom de famille comme photo de profil. Si l'utilisateur le souhaite, il peut télécharger une nouvelle photo.

Vous pouvez renvoyer ou annuler une invitation depuis le profil d'une personne en cliquant sur les trois points situés en haut à droite. Ces options n'apparaissent que si la personne n'a pas accepté l'invitation.

Personnel

Cet onglet contient les informations essentielles concernant la personne, utilisées pour réserver des voyages et gérer ses dépenses. Les utilisateurs peuvent modifier leurs informations personnelles et de contact, telles que leur date de naissance, leur sexe et leur pays, mais pas leur nom ni leur rôle.

Informations personnelles : Nom, date de naissance, sexe et pays de résidence.
Informations de contact : Elles servent à communiquer avec la personne au sujet de ses projets de voyage. L’adresse e-mail de connexion est l’adresse e-mail principale. La personne peut également ajouter une adresse e-mail secondaire. Il est recommandé d’indiquer un numéro de téléphone afin d’être informée de toute mise à jour concernant son voyage et de disposer d’un contact d’urgence. Les adresses professionnelle et personnelle sont facultatives, mais peuvent servir de base au calcul des frais de voyage ou à l’envoi des cartes Perk.
Accès et autorisations : Vous pouvez consulter leur rôle dans Perk et les entreprises où ils exercent ce rôle. changer le rôle d'une personne à tout moment.

Portefeuille

Dans cet onglet, vous trouverez vos documents de voyage et les informations relatives aux paiements, comme vos cartes de paiement personnelles, vos cartes de réduction et vos programmes de fidélité. Généralement, cette section est renseignée par les utilisateurs eux-mêmes.

Documents de voyage : Les gens peuvent ajouter un ou plusieurs documents de voyage à leur profil.
Cartes de paiement personnelles : Pour couvrir des dépenses privées ou des voyages avec remboursement ultérieur, les personnes peuvent ajouter des cartes de paiement personnelles.
Cartes de réduction ferroviaire : Pour bénéficier de tarifs plus avantageux, les voyageurs peuvent ajouter une carte de réduction pour la réservation de billets de train.
Programmes de fidélité : Pour accumuler des points lors de leurs réservations d’hôtels, de trains, de voitures de location ou de vols sur Perk, les utilisateurs peuvent ajouter les programmes de fidélité.

Préférences

Dans cet onglet, vous trouverez les paramètres associés au compte Perk, tels que la langue et les paramètres d'affichage, les délégués, les calendriers connectés et les notifications. Vous pouvez définir ces préférences initialement ; toutefois, elles peuvent être modifiées à tout moment.

Langue et affichage : Choisissez le langue, devise, format horaire et unités de mesure utilisés pour la personne dans Perk.
Délégués aux dépenses et aux factures : Pour le traitement des dépenses et des factures, vous pouvez définir qui peut soumettre et approuver les dépenses ou les factures au nom de la personne.
Absence du bureau : Si la personne approuve les réservations de voyage d’autrui conformément à la politique d’approbation de votre entreprise et qu’elle est absente du bureau, vous pouvez configurer un Approbateur suppléant pendant leur absence.
Calendriers : Les utilisateurs peuvent synchroniser leurs voyages directement avec leur calendrier professionnel en configurant une intégration de calendrier avec leur agenda. Microsoft Outlook ou compte Google, ou même en utilisant un fichier ICS.
Notifications : Choisissez les notifications que vous souhaitez que les personnes reçoivent pour le traitement des voyages et des dépenses.

Ce qu'il contient

Administrateurs de compte, administrateurs de l'entrepriseet les gestionnaires de personnel peut effectuer cette tâche.

Dans cet onglet, vous configurez les processus métier de l'entreprise pour la personne concernée, tels que la structure de l'entreprise (département, équipe et centre de coûts). Vous pouvez également gérer les politiques de voyage et les processus d'approbation associés, y compris les limites d'approbation, le cas échéant.

Pour recueillir des informations spécifiques sur la personne si nécessaire, vous pouvez Configurer des champs personnalisés dans le profil de la personne.

Paramètre	Description
Entreprise	Nom de l'entreprise à laquelle appartient la personne. L'administrateur du compte doit déjà l'avoir indiqué. a ajouté la société.
Objet de coût	Les objets de coûts servent à suivre les frais de déplacement d'une personne. Cet objet de coûts est automatiquement sélectionné lors de la réservation d'un voyage. Lors de la soumission des dépenses, la personne peut avoir la possibilité de sélectionner d'autres objets de coûts.
ID unique	Identifiant unique utilisé pour identifier la personne dans le système financier.
Groupes	Groupe auquel appartient la personne. Par exemple, vous pouvez utiliser groupes pour affecter plusieurs personnes à une politique de voyage spécifique.
Gestionnaire hiérarchique	À qui la personne est rattachée. Vous pouvez utiliser le responsable hiérarchique pour déterminer le processus d'approbation des voyages, des dépenses et des factures de la personne.
politique de voyage	Une assurance voyage est attribuée à la personne. Vous devez déjà l'avoir déjà. a créé la politique pour l'attribuer à la personne.
processus d'approbation	Le processus d'approbation qui s'applique aux réservations de voyage de la personne.
Politique pour les employés	Attribué politique des employés qui détermine les catégories de dépenses, les règles, les taux d'indemnités journalières et les taux de remboursement kilométriques applicables à la personne.
Limite d'approbation automatique des dépenses	Si la personne agit en tant qu'approbateur de dépenses, vous pouvez définir une limite en dessous de laquelle toutes les dépenses sont automatiquement approuvées. Exprimé dans la devise de l'entreprise. Requis uniquement pour les processus d'approbation des dépenses par le responsable hiérarchique. Ce champ n'est présent que lorsque la stratégie d'approbation des dépenses est définie sur Responsable hiérarchique.Paramètres > Compte > Entreprises > Paramètres des dépenses.
Limite de remontée des dépenses pour approbation	Si une personne agit comme approbateur de dépenses ou de factures, cette limite constitue son plafond d'approbation. Toute dépense ou facture dépassant ce plafond doit également être approuvée par une autre personne. Exprimé dans la devise de l'entreprise. Requis pour les processus d'approbation des notes de frais et des factures par les responsables hiérarchiques. Ce champ n'est présent que lorsque la stratégie d'approbation des dépenses est définie sur Responsable hiérarchique et le Activer l'approbation automatique est sélectionné dans Paramètres > Compte > Entreprises > Paramètres des dépenses.
Rapports sur les taxes	Si les dépenses sont imposables, Perk peut générer automatiquement des rapports fiscaux qui contiennent un récapitulatif des remboursements par type de dépense.
FAQ Entreprise, Politique de confidentialité TMPL, Conditions générales de la carte d'entreprise	Si votre entreprise utilise des cartes Perk, affichez les informations légales relatives au programme de cartes Perk.