Questo articolo spiega cosa sono i processi di approvazione dei viaggi in Perk, quali tipologie esistono, quando utilizzare ciascuna, come vengono determinati gli approvatori e come Perk decide quale processo e quale regola applicare a un viaggio. Utilizzalo per scegliere la configurazione corretta e per allineare approvatori e viaggiatori.

Che cos'è la procedura di approvazione del viaggio?

Processi di approvazione dei viaggi in Perk offrono alla tua azienda il controllo sulle spese e garantiscono che la persona giusta verifichi i viaggi prima che vengano prenotati. Quando una prenotazione richiede l'approvazione, Perk invia il viaggio ai responsabili dell'approvazione del viaggiatore per la revisione. Il viaggio viene prenotato solo dopo che l'approvazione è stata completata secondo le regole applicabili.

I processi di approvazione del viaggio sono disponibili per tutti i clienti. Il numero di processi attivi che puoi avere dipende dal tuo piano:

• Inizio: 1 processo di approvazione del viaggio attivo
• Premium: 10 processi di approvazione dei viaggi attivi
• Pro: Processi di approvazione dei viaggi illimitati

Ai fini del limite, vengono conteggiati solo i processi attivi. È possibile archiviare un numero illimitato di processi di approvazione.

Nozioni di base sul processo di approvazione

Il processo di approvazione si compone di tre elementi chiave:

• Destinatari: a cui si applica il processo di approvazione
• Tipo di processo: cosa fa il processo in generale
• Regole: si utilizzano le regole per determinare l'azione che Perk intraprende:
  • notifica: invia informazioni sul viaggio
    • che si applichi ai viaggi non previsti dalla polizza, a quelli previsti dalla polizza o a tutti i viaggi.
    • persona che riceverà la notifica
    • quando la persona seleziona uno specifico oggetto di costo
  • approvazione: richiede l'approvazione prima di prenotare il viaggio
    • che si applichi ai viaggi non previsti dalla polizza, a quelli previsti dalla polizza o a tutti i viaggi.
    • persona da approvare
    • quando la persona seleziona uno specifico oggetto di costo
    • Come dovrebbe Perk gestire l'approvazione per i viaggi già prenotati?

Ogni processo di approvazione è assegnato a viaggiatori o gruppi specifici (oppure "Intero account" come processo di approvazione predefinito). Tale assegnazione determina se il processo è applicabile.

Per creare un nuovo processo di viaggio, vedere Imposta una procedura di approvazione dei viaggi.

Tipi di processo di approvazione

Esistono due tipi di processo di approvazione:

• Nessuna approvazione necessaria — È possibile prenotare viaggi (e, facoltativamente, apportare modifiche) senza approvazione; è comunque possibile inviare notifiche. Utilizzare questa opzione quando determinati viaggiatori non devono richiedere l'approvazione (ad esempio, dirigenti di alto livello).
• Approvazione necessaria — Alcuni tipi di viaggi (in base a criteri, oggetti di costo, gruppi di viaggiatori e così via) richiedono l'approvazione prima della prenotazione. Utilizzalo quando desideri richiedere l'approvazione per viaggiatori specifici o tipi di viaggio (ad esempio, viaggi non conformi ai criteri o oggetti di costo specifici).

Nota: È possibile impostare un Processo di approvazione predefinito che si applica a livello di account a tutti i dipendenti. Utilizzalo come soluzione universale per tutti i dipendenti. Tuttavia, tieni presente che se a ciascun dipendente sono assegnati altri processi di approvazione, questi verranno applicati, non questo.

Regole di notifica

È possibile scegliere di inviare notifiche automatiche alle persone in merito alle prenotazioni di viaggi in scenari specifici. Riceveranno le informazioni sul viaggio senza che ciò influisca sulla prenotazione. Ad esempio, è possibile impostare una regola di notifica che invia un'e-mail al responsabile di reparto quando un viaggiatore prenota un viaggio non conforme alle policy.

Scegli quando inviare le notifiche:

• Viaggi non conformi: Invia una notifica quando una persona prenota un viaggio che non è conforme alla sua politica di viaggio.
• Viaggi conformi alle policy: Invia una notifica quando una persona prenota un viaggio anche se il viaggio è conforme alle sue policy di viaggio.
• Tutti i viaggi: Invia una notifica in tutti i casi.

Le regole di notifica sono separate dalle regole di approvazione, il che significa che è possibile impostarle anche se non è richiesta alcuna approvazione al momento della prenotazione di un viaggio.

Regole di approvazione

All'interno di un processo richiesta di approvazione, si definiscono una o più regole di approvazione. Per ogni regola di approvazione, si sceglie:

• Chi approva:
  • Persone specifiche — Utenti nominativi.
  • Responsabile di linea — Il responsabile di linea del viaggiatore (necessita di una corretta configurazione dell'account). Per ulteriori informazioni, vedere Assegnare un responsabile di linea come responsabile dell'approvazione dei viaggi.
  • Approvatore dell'oggetto di costo — La persona assegnata all'oggetto di costo selezionato per il viaggio (Impostazioni > Gestione costi > Oggetti di costo). Vedi Assegnare un responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo a un processo di approvazione del viaggio
• se si applica a:
  • viaggi fuori politica aziendale
  • Viaggi conformi alla politica
  • tutti i viaggi
• condizioni specifiche:
  • se si applica solo quando l'oggetto di costo selezionato nel viaggio è uno specifico
  • modifiche ai viaggi prenotati. Vedi Gestisci le approvazioni per le modifiche ai viaggi prenotati.

Scegliendo la tipologia di viaggio a cui applicarsi, è possibile impostare flussi di approvazione separati per i viaggi non conformi alle policy rispetto a quelli conformi. Ad esempio, si potrebbe voler autorizzare i responsabili di linea ad approvare i viaggi conformi alle policy, ma assegnare al responsabile viaggi l'autorizzazione per i viaggi non conformi.

In ogni caso, gli amministratori dell'account possono approvare qualsiasi viaggio secondo necessità.

Suggerimento: È possibile impostare dei delegati in modo che qualcun altro agisca come responsabile dell'approvazione quando il responsabile principale è assente. Per ulteriori informazioni, vedere Attiva le approvazioni per assenza dall'ufficio.

Configurazione avanzata delle regole

Se desideri utilizzare la configurazione avanzata delle regole, contatta il tuo Account Manager.

È possibile impostare una configurazione avanzata delle regole che prevede un'approvazione in due fasi. In altre parole, l'approvazione deve essere fornita da due persone. Questa configurazione è utile quando non è necessario che una sola persona firmi (ad esempio, per la separazione dei compiti o per supervisionare viaggi costosi).

Le regole di approvazione in due fasi possono essere:

• Sequenziale (e poi): Il primo approvatore deve approvare, poi il secondo. Il secondo approvatore non riceve la richiesta finché il primo non l'ha approvata. Da usare quando persone diverse devono approvare lo scopo e il costo e l'ordine è importante (ad esempio, responsabile di linea e poi responsabile finanziario).
• Parallelo (e anche): Entrambi gli approvatori ricevono la richiesta contemporaneamente e possono approvarla in qualsiasi ordine. Il viaggio viene approvato solo dopo che entrambi hanno approvato. Da utilizzare quando sono necessarie due firme ma l'ordine non è importante (ad esempio, responsabile di linea e approvatore dell'oggetto di costo).

Nella configurazione dell'approvazione, si collegano i due approvatori con e poi (sequenziale) o e anche (parallelo). È possibile utilizzare persone specifiche, il responsabile di linea del viaggiatore o l'approvatore dell'oggetto di costo come primo o secondo approvatore.

Ad esempio, si imposta una regola con due approvatori: Marina e il suo responsabile Craig. Con l'approvazione sequenziale ("Richiedi l'approvazione a Marina e poi a Craig"), Marina riceve la richiesta per prima e deve approvarla; solo dopo la riceve Craig e la approva. Il viaggio viene prenotato dopo che entrambi hanno approvato. Con le regole di approvazione parallela ("Richiedi l'approvazione a Marina e anche Craig"), entrambi ricevono la richiesta contemporaneamente e possono approvarla in qualsiasi ordine; il viaggio viene prenotato solo dopo che entrambi hanno approvato.

Le regole di approvazione in due fasi consentono a persone diverse di approvare lo scopo di un viaggio (ad esempio, "questo viaggio è necessario") e il costo (ad esempio, "abbiamo il budget per questa voce di spesa"), e puoi scegliere quale approvazione ha la precedenza: la necessità del viaggio o il budget. Poiché sono necessarie due azioni, il processo è più lento; tariffe e disponibilità possono variare o le opzioni possono esaurirsi mentre la richiesta è in sospeso.

Perk consiglia di utilizzare regole a un solo passaggio (ovvero una sola persona) per garantire prenotazioni rapide, ma è possibile utilizzare regole a due passaggi laddove ciò offra un maggiore controllo (ad esempio, per viaggi non conformi alle policy o di valore elevato).

Nota: Se un amministratore è incluso anche come approvatore in una regola a due passaggi, la regola a due passaggi ha la precedenza per tale persona.

Per ulteriori esempi (responsabile di linea e finanza, oggetto di costo e responsabile di linea, viaggiatori multipli, assenza dall'ufficio, regole miste), vedere Scenari ed esempi di approvazione in due fasi.

Attenzione: Se Perk effettua una prenotazione per conto tuo per un viaggiatore soggetto a una regola sequenziale in due fasi, l'approvazione viene inviata simultaneamente a entrambi gli approvatori come se si trattasse di un processo di approvazione parallelo. L'approvazione da parte di uno qualsiasi degli approvatori consentirà di prenotare il viaggio.

Attenzione: le approvazioni per le modifiche ai viaggi prenotati non supportano l'approvazione in due passaggi. La richiesta di approvazione viene inviata a TUTTI gli approvatori collegati al viaggio e ognuno di loro può prenotare il viaggio. Per ulteriori informazioni, consultare Gestisci le approvazioni per le modifiche ai viaggi prenotati.

Nota: L'approvazione in due passaggi è supportata sui dispositivi mobili a partire dalla versione 5.7.0+

Come Perk determina quale processo si applica a un viaggio

Per prima cosa, Perk determina la procedura applicabile al viaggiatore:

• Se alla persona non è assegnato alcun processo di approvazione, non è necessaria alcuna approvazione per prenotare o modificare i viaggi.
• Se viene assegnato un processo, tale processo verrà applicato.
• Se vengono assegnati più processi, verrà applicata la seguente gerarchia: prima i processi creati manualmente (persone assegnate manualmente al processo di approvazione), poi quelli automatizzati e infine il processo di approvazione predefinito.

Come Perk determina quale regola si applica quando più regole corrispondono

La tua azienda può avere diversi processi di approvazione e molteplici regole (ad esempio per viaggi non previsti dalle policy, oggetti di costo specifici o gruppi di viaggiatori).

Più di una regola può corrispondere allo stesso viaggio, ad esempio in un viaggio con più viaggiatori. In tal caso, qualsiasi regola può prenotare il viaggio. Questa logica può generare situazioni complesse. Per dettagli e raccomandazioni, vedere Come si applicano più regole di approvazione a un viaggio.

Cosa succede quando qualcuno rifiuta?

Se è presente un solo responsabile dell'approvazione e quest'ultimo rifiuta, la richiesta viene respinta immediatamente e il richiedente riceve una notifica.

Se ci sono più approvatori (ad es. configurazione avanzata delle regole):

• Sequenziale in due fasi: Se il primo approvatore rifiuta, la richiesta viene respinta immediatamente; il richiedente riceve una notifica e il secondo approvatore non riceve mai la richiesta. Se il secondo approvatore rifiuta (dopo che il primo ha approvato), anche la richiesta viene respinta; il richiedente e il primo approvatore ricevono una notifica.
• Procedura parallela a due fasi: Se uno degli approvatori rifiuta, la richiesta viene respinta immediatamente; il richiedente riceve una notifica. Se l'altro approvatore aveva già approvato, riceve una notifica che la richiesta è stata rifiutata e non può più intervenire.

In tutti i casi, il viaggio non è prenotato. Il richiedente può inviare una nuova richiesta con opzioni diverse o dopo aver preso in considerazione il feedback.