Gestire il profilo di una persona

Gli amministratori dell'account, gli amministratori aziendali e i responsabili del personale possono svolgere questo compito.

È possibile utilizzare il Pagina Persone a aggiungere nuove persone a Perk e modificare le impostazioni per le persone esistenti. Perk utilizza le informazioni presenti nel profilo della persona quando dipendenti o ospiti prenotano un viaggio o inviano una nota spese in Perk.

È possibile modificare manualmente il profilo di una persona o sincronizzare i dati direttamente da un sistema di terze parti utilizzando un integrazione delle risorse umane o utilizzando SCIM. Gli utenti possono modificare autonomamente determinate informazioni, a condizione che non vengano sincronizzate automaticamente.

Attenzione: è importante che tutte le informazioni del profilo siano complete e aggiornate, in modo che non si verifichino problemi durante il processo di prenotazione.

Accedendo alla pagina Persone, puoi visualizzare l'elenco di tutte le persone presenti nel tuo account Perk. Puoi cercarle per nome o email, oppure filtrarle in base a un attributo specifico. Le persone sono raggruppate in:

Attivo : la persona può accedere a Perk.
Invitato: La persona ha ricevuto un invito via e-mail ma non lo ha ancora accettato. Per saperne di più, consulta Invita nuove persone via email.
Archiviato: La persona non può più accedere a Perk. Per saperne di più, consulta Archivia ed elimina le persone.

Puoi aggiungere nuove persone facendo clic Invita persone. Puoi esportare i dati delle persone da Perk cliccando su Esporta dati. Questo ti permette di generare un file CSV o XLS con i dati delle persone, filtrati per includere solo le persone e le colonne visualizzate oppure tutti i dati.

Per modificare il profilo di qualcun altro:

Vai alla pagina Persone .
Fare clic sul nome della persona.
Vai alla parte del tuo profilo che vuoi modificare e clicca su Modifica .
Apporta le modifiche e fai clic su Salva .

Profilo

Ogni persona ha il proprio profilo su Perk. Il profilo contiene le seguenti informazioni:

Per prenotare i tuoi viaggi vengono utilizzate informazioni personali, come data di nascita, paese di residenza e informazioni di contatto.
prenotare i tuoi viaggi vengono utilizzati i documenti di viaggio, fedeltà e i programmi frequent flyer
Carte di pagamento personali e tessere sconto treni per pagare i viaggi.
Preferenze account .
Impostazioni aziendali, come politiche di viaggio, processi di approvazione e oggetti di costo assegnati.

Per impostazione predefinita, Perk utilizza le iniziali del nome e del cognome dell'utente come immagine del profilo. Se preferisce, può caricare una nuova immagine.

Puoi inviare nuovamente o revocare gli inviti dal profilo di una persona cliccando sui tre puntini nell'angolo in alto a destra. Queste opzioni compaiono solo se la persona non ha accettato l'invito.

Personale

Questa scheda include informazioni chiave sulla persona, utilizzate per prenotare viaggi e gestire le spese. Gli utenti possono modificare informazioni personali e di contatto, come data di nascita, sesso e paese, ma non possono modificare il nome o il ruolo.

Informazioni personali : nome, data di nascita, sesso e paese di residenza.
Informazioni di contatto: Utilizzate per comunicare con la persona in merito ai suoi piani di viaggio. L'e-mail di accesso è l'indirizzo e-mail principale. È possibile aggiungere anche un'email secondaria. Si consiglia di aggiungere un numero di contatto per essere informati di eventuali aggiornamenti sul viaggio e un contatto di emergenza. Gli indirizzi dell'ufficio e di casa sono facoltativi, ma possono essere utilizzati come punto di partenza per calcolare le spese di viaggio o per la spedizione delle carte Perk.
Accesso e autorizzazioni: Puoi vedere il loro ruolo in Perk e le aziende in cui svolgono tale ruolo. Puoi cambiare il ruolo di una persona in qualsiasi momento.

Portafoglio

In questa scheda puoi trovare documenti di viaggio e informazioni relative ai pagamenti, come carte di pagamento personali, carte sconto e programmi fedeltà. Di solito, questa sezione viene compilata autonomamente:

Documenti di viaggio: Le persone possono aggiungere uno o più documenti di viaggio al loro profilo.
Carte di pagamento personali: Per coprire spese private o viaggi in cui si viene rimborsati per il viaggio successivo, le persone possono aggiungi carte di pagamento personali.
Carte sconto treno: Per tariffe migliori, le persone possono aggiungi una carta sconto per la prenotazione dei biglietti del treno.
Programmi fedeltà: Per raccogliere punti quando prenotano hotel, treni, auto a noleggio o voli su Perk, le persone possono aggiungere eventuali programmi fedeltà.

Preferenze

In questa scheda puoi trovare le impostazioni associate all'account Perk, come la lingua e le impostazioni di visualizzazione, eventuali delegati, calendari collegati e notifiche. Puoi impostare queste preferenze inizialmente, ma gli utenti possono modificarle in qualsiasi momento.

Lingua e visualizzazione: Scegli la lingua, valuta, formato orario e unità di misura utilizzati per la persona in Perk.
Delegati per spese e fatture: Per l'elaborazione di spese e fatture, è possibile impostare chi può presentare e approvare spese o fatture per conto della persona.
Fuori ufficio: Se la persona approva le prenotazioni di viaggio per altri nell'ambito della politica di approvazione della tua azienda ed è fuori ufficio, puoi impostare un responsabile dell'approvazione di riserva durante la loro assenza.
Calendari: Le persone possono sincronizzare i viaggi direttamente con il loro calendario di lavoro impostando un'integrazione del calendario con il loro Microsoft Outlook o account Google, o anche utilizzando un file ICS.
Notifiche : scegli quali notifiche vuoi che le persone ricevano per l'elaborazione di viaggi e spese.

Cosa contiene

Amministratori dell'account, amministratori aziendalie gestori di persone può svolgere questo compito.

In questa scheda è possibile configurare i processi aziendali per la persona, come la struttura aziendale (reparto, team e oggetto di costo). È inoltre possibile gestire le policy di viaggio assegnate e i processi di approvazione, inclusi i limiti di approvazione, se applicabili.

Per raccogliere informazioni specifiche sulla persona, se necessario, è possibile impostare campi personalizzati nel profilo della persona.

Collocamento	Descrizione
Azienda	Nome dell'azienda a cui appartiene la persona. L'amministratore dell'account deve averlo già ha aggiunto l'azienda.
Oggetto di costo	Gli oggetti di costo vengono utilizzati per monitorare le spese di viaggio di una persona. Questo oggetto di costo viene selezionato automaticamente al momento della prenotazione del viaggio. Quando si inviano le spese, la persona potrebbe essere in grado di selezionare altre voci di costo.
ID univoco	ID univoco utilizzato per identificare la persona nel sistema finanziario.
Gruppi	Gruppo a cui appartiene la persona. Ad esempio, puoi usare gruppi per assegnare più persone a una specifica politica di viaggio.
Responsabile di linea	A chi riporta la persona. Puoi usare il responsabile di linea per determinare il processo di approvazione per i viaggi, le spese e le fatture della persona.
Politica di viaggio	Politica di viaggio assegnata alla persona. Devi aver già ha creato la policy per assegnarla alla persona.
Processo di approvazione del viaggio	IL processo di approvazione che si applica alle prenotazioni di viaggio della persona.
Politica sui dipendenti	Assegnatopolitica dei dipendenti che determina le categorie di spesa, le regole, le tariffe giornaliere e le tariffe chilometriche applicabili alla persona.
Limite di approvazione automatica delle spese	Se la persona agisce in qualità di approvatore delle spese, è possibile impostare un limite al di sotto del quale tutte le spese vengono approvate automaticamente. Espresso nella valuta aziendale. Richiesto solo per i processi di approvazione delle spese da parte del responsabile di linea. Questo campo è presente solo quando la strategia di approvazione della spesa è impostata su Responsabile di linea in Impostazioni > Account > Aziende > Impostazioni di spesa.
Limite di escalation dell'approvazione delle spese	Se la persona agisce in qualità di approvatore di spese o fatture, questo è il limite di approvazione della persona. Qualsiasi spesa o fattura che superi questo limite deve essere approvata anche da un'altra persona. Espresso nella valuta aziendale. Necessario per i processi di approvazione da parte dei responsabili di linea di spese e fatture. Questo campo è presente solo quando la strategia di approvazione della spesa è impostata su responsabile di linea e il Attiva l'approvazione automatica è selezionato in Impostazioni > Account > Aziende > Impostazioni di spesa.
Report fiscali	Se le spese sono soggette a tassazione, Perk può generare automaticamente i report fiscali che contengono un riepilogo dei rimborsi per tipologia di spesa.
Domande frequenti aziendali, Informativa sulla privacy TMPL, Termini e condizioni della carta aziendale	Se la tua azienda utilizza le Perk Card, visualizza le informazioni legali sul programma Perk Card.