Dit artikel legt uit wat reisgoedkeuringsprocessen in Perk inhouden, welke typen er zijn, wanneer je welke moet gebruiken, hoe goedkeurders worden bepaald en hoe Perk bepaalt welk proces en welke regel van toepassing zijn op een reis. Gebruik dit artikel om de juiste configuratie te kiezen en goedkeurders en reizigers op elkaar af te stemmen.

Wat is een reisgoedkeuringsprocedure?

Reisgoedkeuringsprocessen in Perk geven uw bedrijf controle over de uitgaven en zorgen ervoor dat de juiste persoon reizen controleert voordat ze worden geboekt. Wanneer een boeking goedkeuring vereist, stuurt Perk de reis ter beoordeling naar de goedkeurders van de reiziger. De reis wordt pas geboekt nadat de goedkeuring is voltooid volgens de toepasselijke regels.

Reisgoedkeuringsprocessen zijn beschikbaar voor alle klanten. Het aantal actieve processen dat u kunt hebben, is afhankelijk van uw plan:

• Starter: 1 actief reisgoedkeuringsproces
• Premium: 10 actieve reisgoedkeuringsprocessen
• Pro: Onbeperkte reisgoedkeuringsprocessen

Alleen actieve processen tellen mee voor uw limiet. U kunt zoveel gearchiveerde goedkeuringsprocessen hebben als u wilt.

Basisprincipes van het goedkeuringsproces

Een goedkeuringsproces bestaat uit drie belangrijke elementen:

• Doelgroep: op wie het goedkeuringsproces van toepassing is
• Procestype: wat het proces in het algemeen doet
• Regels: Je gebruikt regels om te bepalen welke actie Perk onderneemt:
  • notificatie: verzendt informatie over de reis
    • ongeacht of het van toepassing is op reizen die buiten het beleid vallen, reizen die binnen het beleid vallen, of alle reizen.
    • persoon die de melding ontvangt
    • wanneer de persoon een specifiek kostenobject selecteert
  • goedkeuring: vraagt ​​om goedkeuring voordat de reis geboekt wordt
    • ongeacht of het van toepassing is op reizen die buiten het beleid vallen, reizen die binnen het beleid vallen, of alle reizen.
    • persoon die goedkeurt
    • wanneer de persoon een specifiek kostenobject selecteert
    • Hoe moet Perk de goedkeuring van reeds geboekte reizen afhandelen?

Elk goedkeuringsproces wordt toegewezen aan specifieke reizigers of groepen (of aan "Hele account" als standaard goedkeuringsproces). Die toewijzing bepaalt of het proces überhaupt van toepassing is.

Om een nieuw reisproces te creëren, zie Stel een reisgoedkeuringsproces in.

Soorten goedkeuringsprocessen

Er zijn twee soorten goedkeuringsprocedures:

• Geen goedkeuring nodig — Reizen kunnen worden geboekt (en eventueel gewijzigd) zonder goedkeuring; u kunt nog steeds meldingen versturen. Gebruik deze optie wanneer bepaalde reizigers geen goedkeuring nodig hebben (bijvoorbeeld senior managers).
• Goedkeuring vereist — Voor bepaalde soorten reizen (op basis van beleid, kostenobject, reizigersgroep, enzovoort) is goedkeuring vereist voordat ze geboekt kunnen worden. Gebruik deze optie wanneer u goedkeuring wilt vereisen voor specifieke reizigers of reistypen (bijvoorbeeld buiten het beleid of voor specifieke kostenobjecten).

Opmerking: U kunt een Standaard goedkeuringsproces dat op accountniveau van toepassing is op alle medewerkers. Gebruik het als een algemeen goedkeuringsproces voor alle medewerkers. Houd er echter rekening mee dat als er andere goedkeuringsprocessen aan hen zijn toegewezen, die processen worden toegepast en niet dit proces.

Meldingsregels

Je kunt ervoor kiezen om mensen in specifieke scenario's automatisch op de hoogte te stellen van reisboekingen. Ze ontvangen reisinformatie zonder dat dit invloed heeft op de boeking. Je kunt bijvoorbeeld een notificatieregel instellen die een e-mail naar een leidinggevende stuurt wanneer een reiziger een reis boekt die niet binnen het beleid valt.

Kies wanneer je meldingen wilt verzenden:

• Reizen die niet aan het beleid voldoen: Er wordt een melding verzonden wanneer iemand een reis boekt die niet voldoet aan het reisbeleid.
• Reizen die binnen het beleid vallen: Er wordt een melding verzonden wanneer iemand een reis boekt, ook al voldoet de reis aan het reisbeleid.
• Alle ritten: Verstuurt in alle gevallen een melding.

Notificatieregels staan los van goedkeuringsregels, wat betekent dat je ze kunt instellen, zelfs als er geen goedkeuring nodig is bij het boeken van een reis.

Goedkeuringsregels

Binnen een goedkeuringsproces definieert u een of meer goedkeuringsregels. Voor elke goedkeuringsregel kiest u:

• Wie keurt goed?
  • Specifieke personen — Benoemde gebruikers.
  • Lijnmanager — De lijnmanager van de reiziger (vereist een correcte accountconfiguratie). Zie voor meer informatie Wijs een lijnmanager aan als goedkeurder van reisuitjes.
  • Goedkeurder kostenobject — De persoon die is toegewezen aan het kostenobject dat voor de reis is geselecteerd (Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten). Zie Wijs een goedkeurder voor kostenobjecten toe aan een reisgoedkeuringsproces
• of het van toepassing is op:
  • reizen die buiten het beleid vallen
  • reizen binnen het beleid
  • alle reizen
• specifieke voorwaarden:
  • of dit alleen van toepassing is wanneer het in de reis geselecteerde kostenobject een specifiek object is.
  • Wijzigingen in geboekte reizen. Zie Beheer goedkeuringen voor wijzigingen in geboekte reizen.

Door het type reis te selecteren waarop het van toepassing is, kunt u aparte goedkeuringsprocessen instellen voor reizen die buiten het beleid vallen en reizen die binnen het beleid vallen. U kunt bijvoorbeeld willen dat lijnmanagers reizen binnen het beleid goedkeuren, maar dat uw reismanager reizen goedkeurt die buiten het beleid vallen.

In alle gevallen kunnen accountbeheerders elke reis goedkeuren indien nodig.

Tip: U kunt gemachtigden instellen zodat iemand anders als goedkeurder optreedt wanneer de primaire goedkeurder afwezig is. Zie voor meer informatie Schakel goedkeuringen voor afwezigheid in.

Geavanceerde regelinstellingen

Als u geavanceerde regelinstellingen wilt gebruiken, neem dan contact op met uw accountmanager.

U kunt ervoor kiezen om een geavanceerde regelconfiguratie in te stellen met goedkeuring in twee stappen. Met andere woorden, twee personen moeten goedkeuren. U kunt deze configuratie gebruiken wanneer één persoon niet de enige mag zijn die de goedkeuring geeft (bijvoorbeeld bij functiescheiding of om toezicht te houden op dure reizen).

Goedkeuringsregels in twee stappen kunnen zijn:

• Sequentiële (en dan): De eerste goedkeurder moet goedkeuren, daarna de tweede. De tweede goedkeurder ontvangt het verzoek pas nadat de eerste heeft goedgekeurd. Gebruik deze methode wanneer verschillende personen de afweging tussen doel en kosten moeten maken en de volgorde van belang is (bijvoorbeeld lijnmanager, daarna financiën).
• Parallel (en ook): Beide goedkeurders ontvangen het verzoek tegelijk en kunnen in willekeurige volgorde goedkeuren. De reis wordt pas goedgekeurd nadat beide hebben goedgekeurd. Gebruik deze optie wanneer twee goedkeuringen vereist zijn, maar de volgorde er niet toe doet (bijvoorbeeld lijnmanager en goedkeurder van kostenobjecten).

In de goedkeuringsinstellingen koppelt u de twee goedkeurders met en dan (sequentieel) of en ook (parallel). U kunt specifieke personen, de directe manager van de reiziger of de goedkeurder van het kostenobject als eerste of tweede goedkeurder gebruiken.

Stel bijvoorbeeld dat u een regel instelt met twee goedkeurders: Marina en haar leidinggevende Craig. Bij sequentiële goedkeuring ("Vraag eerst goedkeuring aan Marina, gevolgd door Craig") ontvangt Marina het verzoek als eerste en moet zij het goedkeuren; pas daarna ontvangt Craig het en keurt hij het goed. De reis wordt geboekt nadat beiden hebben goedgekeurd. Bij parallelle goedkeuringsregels ("Vraag eerst goedkeuring aan Marina en ook aan Craig") ontvangen beiden het verzoek tegelijk en kunnen zij in willekeurige volgorde goedkeuren; de reis wordt geboekt zodra beiden hebben goedgekeurd.

Met een goedkeuringsproces in twee stappen kunnen verschillende personen het doel van een reis goedkeuren (bijvoorbeeld: "deze reis is noodzakelijk") en de kosten ervan (bijvoorbeeld: "we hebben het budget voor deze kostenpost"). U kunt zelf kiezen welke goedkeuring prioriteit heeft: de noodzaak van de reis of het budget. Omdat twee personen moeten handelen, is het proces trager; tarieven en beschikbaarheid kunnen veranderen of opties kunnen uitverkocht raken terwijl de aanvraag in behandeling is.

Perk raadt aan om regels met één stap te gebruiken (dus slechts één persoon) om ervoor te zorgen dat uw reizen snel worden geboekt, maar u kunt regels met twee stappen gebruiken wanneer dat meer controle biedt (bijvoorbeeld bij reizen die buiten het beleid vallen of bij reizen met een hoge waarde).

Opmerking: Als een beheerder ook is opgenomen als goedkeurder in een tweestapsregel, heeft de tweestapsregel voor die persoon voorrang.

Zie voor meer voorbeelden (lijnmanager en financiën, kostenobject en lijnmanager, meerdere reizigers, afwezigheid, gemengde regels). Scenario's en voorbeelden van goedkeuring in twee stappen.

Let op: Als Perk namens u een boeking maakt voor een reiziger die onderworpen is aan een tweestaps goedkeuringsprocedure, wordt de goedkeuring gelijktijdig naar beide goedkeurders verzonden, alsof het een parallel goedkeuringsproces betreft. Goedkeuring van één van beide goedkeurders is voldoende om de reis te boeken.

Waarschuwing: Goedkeuringen voor wijzigingen in geboekte reizen ondersteunen geen goedkeuring in twee stappen. Het goedkeuringsverzoek wordt verzonden naar ALLE goedkeurders die aan de reis zijn gekoppeld, en elk van hen kan de reis boeken. Zie voor meer informatie Beheer goedkeuringen voor wijzigingen in geboekte reizen.

Opmerking: Goedkeuring in twee stappen wordt op mobiele apparaten ondersteund vanaf versie 5.7.0+.

Hoe Perk bepaalt welke procedure van toepassing is op een reis

Perk bepaalt eerst de procedure die van toepassing is op een reiziger:

• Als er geen goedkeuringsproces aan de persoon is toegewezen, is er geen goedkeuring nodig om reizen te boeken of te wijzigen.
• Als er één proces is toegewezen, is dat proces van toepassing.
• Als er meerdere processen zijn toegewezen, geldt de volgende hiërarchie: eerst alle handmatig aangemaakte processen (personen die handmatig zijn toegewezen aan het goedkeuringsproces), vervolgens de geautomatiseerde processen en daarna het standaard goedkeuringsproces.

Hoe Perk bepaalt welke regel van toepassing is wanneer meerdere regels overeenkomen.

Uw bedrijf kan meerdere goedkeuringsprocessen en regels hanteren (bijvoorbeeld voor reizen die niet aan het beleid voldoen, specifieke kostenposten of reizigersgroepen).

Meerdere regels kunnen overeenkomen met dezelfde reis, bijvoorbeeld bij een reis met meerdere reizigers. In dat geval kan elke regel de reis boeken. Deze logica kan leiden tot complexe situaties. Zie voor meer informatie en aanbevelingen. Hoe meerdere goedkeuringsregels van toepassing zijn op een reis.

Wat gebeurt er als iemand weigert?

Als er slechts één goedkeurder is en deze de aanvraag afwijst, wordt het verzoek onmiddellijk afgewezen en ontvangt de aanvrager een melding.

Als er meerdere goedkeurders zijn (bijv. geavanceerde regelinstellingen):

• Sequentiële tweestapsbehandeling: Als de eerste goedkeurder afwijst, wordt het verzoek onmiddellijk afgewezen; de aanvrager ontvangt een melding en de tweede goedkeurder ontvangt het verzoek nooit. Als de tweede goedkeurder afwijst (nadat de eerste heeft goedgekeurd), wordt het verzoek ook afgewezen; de aanvrager en de eerste goedkeurder ontvangen een melding.
• Tweestaps parallel: Als een van goedkeurders afwijst, wordt het verzoek onmiddellijk afgewezen; de aanvrager ontvangt een melding. Als de andere goedkeurder al had goedgekeurd, ontvangt deze een melding dat het verzoek is afgewezen en kan geen actie meer ondernemen.

In alle gevallen wordt de reis niet geboekt. De aanvrager kan een nieuwe aanvraag indienen met andere opties of na het verwerken van de feedback.