Als Finanzprüfer gibt es drei Aufgaben, die Sie möglicherweise durchführen müssen, um Kartentransaktionen zu verwalten:
- Automatische Übereinstimmung prüfen
- Führen Sie bei Bedarf eine manuelle Zuordnung durch.
- Falsch zugeordnete Transaktionen gegebenenfalls löschen
Automatische Übereinstimmung prüfen
Um sicherzustellen, dass alle Kartentransaktionen in Ihrem Perk-Tool ordnungsgemäß verarbeitet werden, müssen Sie überprüfen, ob alle Transaktionen erstens zugeordnet und zweitens korrekt zugeordnet sind. Sobald die Ausgaben überprüft wurden, können Sie mit der Kontrolle der automatisch durch das System vorgenommenen Zuordnungen beginnen.
Gehen Sie dazu zu Finance > Prüfung > Kartentransaktionen, Tab Kartentransaktionen. Dort sehen Sie sowohl zugeordnete als auch nicht zugeordnete Transaktionen. Um sich die einzelnen Spesenberichte anzusehen, die einer Transaktion zugeordnet sind, wählen Sie die betreffende Transaktion aus und anschließend die Ausgabe im neu geöffneten Fenster. Überprüfen Sie, ob die richtige Transaktion mit dem richtigen Spesenbericht verknüpft wurde.
Um Ausgaben mit Firmenkarten, die noch keiner Transaktion zugeordnet wurden, anzuzeigen, wechseln Sie zur Registerkarte Kartenausgaben und filtern Sie im Feld Matching-Status nach Nicht matched.
Hinweis: Damit eine Ausgabe in Perk als Firmenkartenausgabe klassifiziert wird, muss der Spesenbericht mit der Zahlungsmethode Firmenkarte eingereicht werden. Andernfalls sind sie nicht sichtbar. Ein Finanzprüfer kann die Zahlungsmethode in einem Spesenbericht korrigieren, damit die automatische Zuordnung durchgeführt werden kann.
Manuelle Zuordnung durchführen
In der Regel werden Kartentransaktionen automatisch den entsprechenden Spesenberichten zugeordnet. Es kann jedoch vorkommen, dass die automatische Zuordnung fehlschlägt. In diesen Fällen müssen die Transaktion und die Ausgabe manuell zugeordnet werden.
Für alle Transaktionen unter Finance > Prüfung > Kartentransaktionen, Tab Kartentransaktionen, die den Status Nicht matched aufweisen, kann einer der folgenden Fälle vorliegen:
- Der entsprechende Spesenbericht wurde vom Einreicher noch nicht eingereicht oder die Transaktion wurde noch nicht importiert, sodass der automatische Abgleich noch nicht stattgefunden hat.
- Der entsprechende Spesenbericht wurde bereits eingereicht, die automatische Zuordnung ist jedoch fehlgeschlagen. In diesem Fall muss die Zuordnung manuell vorgenommen werden – entweder durch den jeweiligen Submitter oder durch Sie selbst als Finanzprüfer.
Tipp: Sie können Transaktionen manuell mit dem Expense Matcher matchen – und zwar im Bereich
Wenn der Status der entsprechenden Ausgabe nach der Zuordnung als Nicht geprüft angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Sie den zugehörigen Spesenbericht unter Finance > Prüfung > Ausgaben und Rechnungen prüfen. Nur so können Sie die Transaktion anschließend exportieren und verbuchen.
Hinweis: Wenn ein Spesenbericht als Nicht geprüft angezeigt wird, aber nicht unter Finance > Prüfung > Ausgaben und Rechnungen erscheint, muss der Genehmigende den Spesenbericht zunächst freigeben, bevor er in der Überprüfung sichtbar wird.
Wenn eine Ausgabe im Menüpunkt „Finanzen > Überprüfung > Kartentransaktionen“ bzw. „Kartenausgaben“ nicht zugeordnet werden kann, aber keine passende Transaktion vorhanden ist, müssen Sie warten, bis die Transaktion importiert wurde, um sie zuordnen zu können.
Falsch zugeordnete Transaktionen aufheben
Wenn eine Transaktion fälschlicherweise einer Ausgabe zugeordnet wurde, können Sie die Zuordnung aufheben und den korrekten Spesenbericht manuell der Transaktion zuordnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Finance > Prüfung > Kartentransaktionen, Tab Kartentransaktionen.
- Klicken Sie auf die jeweilige Transaktion.
- Wählen Sie Match aufheben (Clear match).
Die Transaktion konnte im Spesenbericht nicht zugeordnet werden. Sie können sie manuell dem richtigen Spesenbericht zuordnen.