Los roles generales son para personas que no realizan tareas específicas relacionadas con los viajes y/o gastos de su empresa.
Los roles de invitado y empleado son para personas que solo necesitan reservar viajes, y el rol de administrador de cuenta se utiliza para administrar su cuenta y la configuración de la empresa.
Para obtener más información, consulte Roles y permisos.
Invitado
Los huéspedes pueden ser empleados o personas externas cuyos gastos de viaje corren por cuenta de su empresa. Este rol permite a los huéspedes elegir con flexibilidad vuelos, estancias y otras opciones de viaje, pero le otorga a su empresa control sobre la información a la que pueden acceder y las opciones de viaje disponibles.
No pueden ver los viajes de otras personas, reservar para nadie más que no sea él mismo, ni ver ni editar la configuración de la empresa. Por ejemplo, cuando un huésped reserva un viaje, no ve ningún objeto de coste, perfil de factura ni método de pago aparte de los que tiene asignados.
Los huéspedes reciben todas las comunicaciones relacionadas con su viaje. Al añadir un huésped a Perk y darle acceso, recibirá un correo electrónico de bienvenida con un enlace que le permitirá iniciar sesión y reservar sus viajes. Dado que la dirección de correo electrónico se utiliza para identificar al huésped en la plataforma, debe ser única. No se pueden crear dos huéspedes con la misma dirección de correo electrónico.
Todos los viajes de invitados requieren aprobación y deben asignarse al menos a un proceso de aprobación, donde todos los viajes, tanto dentro como fuera de la política, deben ser aprobados.
Los huéspedes no pueden editar la información de pago durante el proceso de reserva. El responsable de la aprobación es responsable de verificar que todos los datos de facturación del viaje sean correctos. Por este motivo, los viajes de los huéspedes siempre deben aprobarse manualmente. No se puede configurar un proceso de aprobación automático.
Si su empresa ha invitado al invitado a un evento, podrá ver los detalles del evento.
Los huéspedes pueden subir cualquier gasto y factura asociada a su viaje, como taxis o comidas, y cualquier tipo de gasto habilitado en la empresa. A diferencia de las reservas, pueden ver y seleccionar cualquier objeto de coste accesible para todos.
Si la empresa ha habilitado la solicitud de tarjetas, los huéspedes también pueden solicitar una tarjeta corporativa para cubrir sus gastos directamente.
Los huéspedes pueden:
- Buscar y reservar viajes para ellos mismos
- Administrar su propio perfil.
- Presentar sus propios gastos.
- Solicitar y gestionar sus propias tarjetas corporativas.
- Ver sus propias transacciones con tarjeta.
- Ver eventos a los que están invitados.
Los invitados no pueden:
- Ver o reservar viajes para otras personas.
- Ver, agregar o editar la información de pago de un viaje.
- Ver o cambiar los perfiles de otras personas.
- Crear nuevos eventos.
Para obtener más información, consulte Crear un perfil de invitado en Perk.
Empleado
Los empleados son el núcleo de Perk. Pueden elegir y reservar combinaciones de viajes flexibles. Pueden crear viajes que incluyan a otros empleados de la empresa y eventos para hasta 10 personas para sincronizar sus planes de viaje con los de otros.
Los empleados pueden actualizar sus propios perfiles, agregar información personal, detalles de contacto e información relacionada con viajes, como detalles de contacto, documentos de viaje, tarjetas de pago personales, tarjetas de descuento y programas de fidelización.
Pueden elegir el idioma y las preferencias de visualización para Perk, y establecer un fuera de la oficina si son responsables de aprobar los viajes de otros empleados.
Los empleados pueden:
- Reservar vuelos, estancias, trenes y coches para ellos mismos y para otros.
- Editar su perfil, ver su rol, agregar documentos de viaje, tarjetas de descuento y programas de fidelización.
- Agregar seguro médico y de equipaje.
- Cancelar o cambiar sus viajes.
- Crear y administrar eventos.
- Establecer un delegado de viajes para aprobar los viajes cuando están fuera de la oficina.
Los empleados no pueden
- Ver los viajes de otras personas que no han reservado.
- Añade personas a la plataforma.
- Agregar o editar un perfil de pago.
- Editar su política de viajes.
- Ver gastos de viaje.
Administrador de cuenta
Los administradores de cuenta son responsables de supervisar el funcionamiento de su cuenta de Perk. Este rol proporciona acceso a la configuración de todas las empresas de la cuenta y no se puede restringir a una empresa específica.
Los administradores de cuentas gestionan todas las configuraciones de la plataforma, como la configuración de políticas de viaje, perfiles de pago y la configuración de cualquier integración de terceros que desee utilizar.
Pueden agregar personas a la plataforma, editar perfiles y configurar el rol asignado en Perk.
Se debe asignar al menos una persona a este rol por cada cuenta, generalmente alguien del departamento de TI responsable de la implementación. Puedes decidir quién se asigna a este rol al comenzar a usar Perk.
Los administradores pueden:
- Administrar personas, incluidos perfiles y configuraciones.
- Establecer y cambiar roles y permisos.
- Administrar la cuenta Perk, incluidas las suscripciones y los complementos.
- Crear y administrar todas las empresas en la cuenta.
- Administre todas las configuraciones de la plataforma y las integraciones, incluidas las políticas de viaje, los procesos de aprobación y los objetos de costo.
- Ver y gestionar todos los viajes de la empresa.
- Ver informes de viajes y facturas.
- Configure y utilice cualquier perfil de pago de la empresa en la caja.