Algemene rollen zijn bedoeld voor mensen die geen specifieke taken uitvoeren die verband houden met de reizen en/of uitgaven van uw bedrijf.
De rollen Gast en Medewerker zijn bedoeld voor mensen die alleen reizen hoeven te boeken, en de rol Accountbeheerder wordt gebruikt voor het beheren van uw account- en bedrijfsinstellingen.
Voor meer informatie, zie Rollen en machtigingen.
Gast
Gasten kunnen werknemers of externe personen zijn waarvan de reiskosten door uw bedrijf worden gedekt. Deze rol geeft gasten de mogelijkheid om flexibel te kiezen tussen vluchten, verblijven en andere reisopties, maar geeft uw bedrijf controle over de informatie waartoe ze toegang hebben en de beschikbare reisopties.
Ze kunnen geen reizen van anderen bekijken, niet voor iemand anders boeken, en geen bedrijfsinstellingen bekijken of bewerken. Wanneer een gast bijvoorbeeld een reis boekt, ziet hij geen andere kostendragers, factuurprofielen of betaalmethoden dan die waaraan hij is toegewezen.
Gasten ontvangen alle reisgerelateerde communicatie over hun reis. Wanneer je een gast toevoegt aan Perk en hem of haar toegang geeft, ontvangt deze een welkomstmail met een link waarmee hij of zij kan inloggen en een reis kan boeken. Omdat het e-mailadres wordt gebruikt om de gast op het platform te identificeren, moet het uniek zijn. Je kunt niet twee gasten met hetzelfde e-mailadres aanmaken.
Voor alle gastreizen is goedkeuring vereist en deze moeten aan ten minste één goedkeuringsproces worden toegewezen. Hierbij moeten alle reizen, zowel binnen als buiten het beleid, worden goedgekeurd.
Gasten kunnen de betalingsgegevens niet wijzigen tijdens het boekingsproces. Degene die de reis goedkeurt, is verantwoordelijk voor het controleren of alle factuurgegevens voor de reis correct zijn. Daarom moeten reizen van gasten altijd handmatig worden goedgekeurd. U kunt geen automatisch goedkeuringsproces voor hen instellen.
Als uw bedrijf de gast heeft uitgenodigd voor een evenement, kan hij of zij de details van het evenement bekijken.
Gasten kunnen alle kosten en facturen uploaden die verband houden met hun reis, zoals taxikosten of maaltijden, en alle kostentypen die in het bedrijf zijn ingeschakeld. In tegenstelling tot boekingen kunnen ze alle kostenobjecten bekijken en selecteren die voor iedereen toegankelijk zijn.
Als het bedrijf kaartaanvragen heeft ingeschakeld, kunnen gasten ook een bedrijfskaart aanvragen om hun uitgaven rechtstreeks te dekken.
Gasten kunnen:
- Zelf reizen zoeken en boeken
- Hun eigen profiel beheren.
- Hun eigen uitgaven indienen.
- Hun eigen bedrijfspassen aanvragen en beheren.
- Hun eigen kaarttransacties bekijken.
- Bekijk de evenementen waarvoor ze zijn uitgenodigd.
Gasten kunnen niet:
- Bekijk of boek reizen voor anderen.
- Betalingsgegevens voor een reis bekijken, toevoegen of bewerken.
- Bekijk of wijzig de profielen van andere mensen.
- Nieuwe evenementen aanmaken.
Voor meer informatie, zie Een gastprofiel aanmaken op Perk.
Medewerker
Medewerkers vormen de kern van Perk. Ze kunnen flexibele reiscombinaties voor hun reizen kiezen en boeken. Ze kunnen reizen samenstellen met andere medewerkers binnen uw bedrijf en evenementen voor maximaal 10 personen, zodat hun reisplannen met die van anderen worden gesynchroniseerd.
Medewerkers kunnen hun eigen profiel bijwerken en persoonlijke informatie, contactgegevens en reisgerelateerde informatie toevoegen, zoals contactgegevens, reisdocumenten, persoonlijke betaalpassen, kortingskaarten en loyaliteitsprogramma's.
Ze kunnen de taal en weergavevoorkeuren voor Perk kiezen en een afwezigheidsbericht instellen als ze verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van de reizen van andere medewerkers.
Medewerkers kunnen:
- Boek vluchten, verblijven, treinen en auto's voor zichzelf en anderen.
- Bewerk hun profiel, bekijk hun rol, voeg reisdocumenten, kortingskaarten en loyaliteitsprogramma's toe.
- Voeg medische en bagageverzekering toe.
- Annuleer of wijzig hun reizen.
- Maak en beheer evenementen.
- Stel een reisgemachtigde in die reizen goedkeurt wanneer hij/zij niet op kantoor is.
Werknemers kunnen niet
- Bekijk de reizen van anderen die ze nog niet hebben geboekt.
- Voeg mensen toe aan het platform.
- Een betalingsprofiel toevoegen of bewerken.
- Hun reisbeleid aanpassen.
- Bekijk de reiskosten.
Accountbeheerder
Accountbeheerders zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de werking van uw Perk-account. Deze rol biedt toegang tot de configuratie voor alle bedrijven in het account en kan niet worden beperkt tot een specifiek bedrijf.
Accountbeheerders beheren alle platforminstellingen, zoals het instellen van reisbeleid, betalingsprofielen en het configureren van integraties met derden die u mogelijk wilt gebruiken.
Ze kunnen personen toevoegen aan het platform, profielen bewerken en de toegewezen rol in Perk configureren.
Per account moet minimaal één persoon aan deze rol worden toegewezen, meestal iemand van de IT-afdeling die verantwoordelijk is voor de implementatie. U kunt zelf bepalen wie aan deze rol wordt toegewezen wanneer u met Perk aan de slag gaat.
Beheerders kunnen:
- Beheer mensen, inclusief profielen en instellingen.
- Rollen en machtigingen instellen en wijzigen.
- Beheer het Perk-account, inclusief abonnementen en add-ons.
- Maak en beheer alle bedrijven in het account.
- Beheer alle platforminstellingen en integraties, inclusief reisbeleid, goedkeuringsprocessen en kostenobjecten.
- Bekijk en beheer alle bedrijfsreizen.
- Bekijk reisrapporten en facturen.
- Stel een bedrijfsbetaalprofiel in en gebruik dit bij het afrekenen.