Vous pouvez organiser et gérer les séminaires hors site, les réunions d'équipe ou tout autre événement de votre entreprise grâce au nouveau logiciel tout-en-un de gestion de groupes et d'événements, basé sur l'IA et soutenu par l'expertise humaine.

Nouveautés de Perk Events : Si vous appréciez notre onglet Événements ou notre équipe MICE, vous adorerez réserver vos événements sur Perk. L’accès est gratuit et cette plateforme intuitive centralise tous vos besoins en matière d’organisation d’événements et de voyages de groupe.

• Sur la nouvelle #1d1c1d;">plateforme Perk Events , vous pouvez toujours créer des événements pour un nombre illimité de personnes, avec les mêmes fonctionnalités que vous appréciez, mais il y en a maintenant beaucoup plus. 
• Pour créer un événement sur Perk, rendez-vous sur la page Événements d' et cliquez sur Créer un événement.
• Lorsqu'il y a 9 voyageurs ou plus dans une réservation d'hôtel, vous devez commencer une Réservation de groupe qui est gérée par notre équipe d'experts en voyages de groupe et événements.

Conseil : Pour voir comment cela fonctionne et explorer les fonctionnalités, Jetez un œil à notre démo Événements.

Démo vidéo

Nous avons quelques de très bons conseils pour bien démarrer.

Tableau de bord et paramètres des événements

Le tableau de bord de l' est votre nouveau centre pour les réservations de groupe et la gestion de l'événement. En tant qu'administrateur de cet événement, vous disposez de quatre onglets : Tableau de bord, Réservations, Participants et Paramètres.

Onglet Tableau de bord

• Votre page d'accueil, les informations générales sur l'événement et les coordonnées des spécialistes de l'événement, si vous utilisez les réservations de groupe.
• Aperçu de l'événement  : Le bouton « Aperçu de l'événement » se trouve en haut à droite. Il vous permet de voir comment la page de l'événement apparaît à vos invités.

Onglet Réservations

• Vous pouvez ici demander et gérer toutes les réservations de groupe ou consulter/gérer les réservations individuelles associées à cet événement.
• Basculez entre les deux types de réservation en haut à droite en cliquant sur Réservations de groupe et Réservations individuelles.

Onglet Participants

Cet onglet regroupe toutes les fonctionnalités de suivi des réponses et de communication relatives aux événements. Cet onglet vous offre bien plus de possibilités que vous ne le pensez :

• Envoyer des sondages aux invités: Formulaire d'inscription, formulaire de commentaires, commandes de repas et formulaires personnalisés. 
• Créez un programme d'événement personnaliséLes participants peuvent soit être ajoutés automatiquement s'ils confirment leur présence, soit choisir leurs événements. 
• Envoyez des communications personnalisées à différents publics  : sélectionnez les groupes de destinataires à contacter. Vous pouvez choisir parmi tous les participants confirmés ou parmi des participants spécifiques en fonction des réponses à un sondage. Par exemple, un message destiné uniquement aux végétariens. Vous bénéficiez ainsi d'une flexibilité totale en matière de communication.
• Consultez les réponses aux enquêtes précédemment envoyées ou téléchargez les données et les réponses des participants .

Onglet Paramètres

Modifiez le nom ou les dates de votre événement, ajoutez une image, supprimez votre événement ou définissez un champ personnalisé spécifique pour étiqueter toutes les dépenses liées à l'événement.

Page d'accueil

Vous pouvez créer votre propre page d'accueil personnalisée en cliquant sur Créer une page d'événement en haut à droite. Cette page sera accessible aux participants et pourra contenir du texte, des images, des cartes, des réservations de voyage, des sondages et le programme.

Les participants peuvent confirmer leur présence, consulter les informations sur l'événement et entreprendre toutes les démarches nécessaires, comme remplir des formulaires, réserver leur voyage ou s'attribuer une chambre.

Permettre aux participants de voir les voyages des autres  : Vous pouvez activer cette option lors de la création de la page d'accueil de l'événement. Une fois la section créée et visible, vous trouverez un bouton permettant de publier toutes les réservations de l'événement pour les participants.

Les participants verront alors sur la page d'accueil non seulement leurs réservations, mais aussi celles de leurs collègues.

Demande de déplacement pour votre événement

Rendez-vous dans l'onglet Réservations et basculez entre Réservations de groupe et Réservations individuelles pour voir toutes les réservations associées à votre événement.

Réservations de groupes

Pour demander une réservation d'hôtel de groupe pour 9 chambres ou plus ou une réservation de vol de groupe pour 10 voyageurs ou plus, sous Gérer les réservations , cliquez sur Séjours ou Vols .

Outil de mise en relation des hôtels

Vous avez désormais accès à un nouvel outil intelligent de mise en relation hôtelière, qui permettra de gagner un temps précieux en réduisant les échanges avec les hôtels. Grâce à nos outils de mise en relation nous avons automatisé les prises de contact et les demandes de devis auprès des hôtels et des lieux de réception.

 : Recevez automatiquement des devis d’hôtels personnalisés pour votre groupe, établis en fonction de vos critères spécifiques. Une fois l’établissement et le tarif idéaux sélectionnés et les dernières vérifications effectuées avec votre spécialiste événementiel Perk attitré, les participants peuvent ajouter eux-mêmes réservation sur la plateforme.

Réservations individuelles

Vous pouvez demander à votre équipe de réserver ses vols individuels pour cet événement. Pour consulter les réservations individuelles associées à votre événement en tant qu'administrateur de compte, vous pouvez vous rendre à Réservations individuelles et, à côté de Transport , cliquer sur Afficher .

Conseils pour réserver un voyage de groupe

Il existe trois façons de gérer les déplacements liés à votre événement :

Notre équipe vous aide à organiser votre voyage.

• Pour les réservations de plus de 9 chambres, vous bénéficiez de notre nouvel outil intelligent de mise en relation hôtelière, qui vous propose automatiquement des devis d'hôtels personnalisés pour votre groupe.
• Vous bénéficiez également d'un spécialiste dédié aux réservations de groupe et aux événements Perk pour vous aider à trouver et à réserver tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour votre événement.
• Vous pouvez choisir si les participants peuvent réserver leurs propres vols, ou vous pouvez gérer les réservations de groupe si vous avez plus de 10 voyageurs sur le même itinéraire.

Les participants gèrent leurs propres réservations

• C'est idéal pour les petits groupes où vous souhaitez que les participants réservent eux-mêmes leur hébergement et leurs vols.

Un hybride des deux ci-dessus

• L'exemple le plus courant consiste à réserver un hôtel de groupe par l'intermédiaire de notre équipe, mais à laisser les participants réserver eux-mêmes leurs vols pour l'événement via Perk.

Autres fonctionnalités populaires de notre nouvelle plateforme événementielle

• Suivi des participants : Voyez qui participe à l'événement et qui n'a pas encore répondu à l'invitation.
• Surveillez les heures d'arrivée et de départ : Obtenez un aperçu de la façon dont les participants se rendront à l'événement et de leur lieu d'hébergement.
• Envoyer des messages et des rappels : Sur la page de l’événement, accédez à l’onglet Participants , puis cliquez sur Envoyer des mises à jour . Vous pouvez envoyer un message à tous les participants ou rappeler à ceux qui n’ont pas encore réservé leur voyage.
• Suivi des coûts : Sur la page de l'événement, accédez à l'onglet « Paramètres » ( ) puis, sous « Suivi des coûts » ( ), sélectionnez une ou plusieurs options. Les options sélectionnées seront ajoutées à tous les déplacements liés à cet événement et vous aideront à établir des rapports et à suivre votre budget.
• Télécharger la liste des participants : Téléchargez la liste de tous les participants, avec des informations sur leur présence ou leur absence. Rendez-vous dans l'onglet Participants et cliquez sur Télécharger les données des participants .
• Page d'accueil l'événement : Vous pouvez créer et modifier la page d'accueil de l'événement afin d'y inclure toutes les informations nécessaires aux participants. Vous pouvez ajouter des sections supplémentaires, une description de l'événement et un formulaire d'inscription.
• Formulaires d'inscription et de commentaires : Sous l'onglet « Participants » ( ), cliquez sur « Enquêtes » ( ), puis ajoutez des questions au formulaire concerné ou créez un nouveau formulaire. Vous pouvez suivre et télécharger les réponses en sélectionnant « Réponses » ( ) en haut à droite de la page, puis en filtrant par vos formulaires actifs.
• Gérer invitations : Vous pouvez inviter les participants inscrits sur la plateforme Perk, y compris les . Vous pouvez les importer depuis Perk, les inviter individuellement et leur envoyer un e-mail, ou les importer à partir d'un fichier CSV. Vous pouvez également personnaliser l'e-mail d'invitation que les participants recevront.
• Créer un agenda : Vous pouvez ajouter des activités à l'agenda et affecter des participants à des événements spécifiques.