U kunt de offsites, teamvergaderingen en andere evenementen van uw bedrijf organiseren en beheren met de nieuwe alles-in-één software voor groeps- en evenementenbeheer, aangestuurd door AI en ondersteund door menselijke expertise.

Wat verandert er: Als u voorheen graag gebruikmaakte van ons tabblad Evenementen of de samenwerking met ons MICE-team, zult u dol zijn op evenementen op Perk. Het combineert alle drie in één eenvoudige software.

• In het nieuwe Perk Events-platform , kun je nog steeds evenementen creëren voor een willekeurig aantal mensen, met dezelfde mogelijkheden waar je van houdt, maar er is nu nog veel meer. 
• Omeen evenement op Perk te maken, ga je naar de Evenementenpagina en klik je op Evenement maken . 
• Wanneer er 9 of meer reizigers zijn in een hotelboeking, moet u een Groepsboeking starten. Deze wordt afgehandeld door ons team van experts op het gebied van groepsreizen en evenementen.

Tip: Om te zien hoe het werkt en de functies te ontdekken, Bekijk onze evenementendemo.

Videodemo

We hebben er een paar.Geweldige tips om je op weg te helpen..

Gebeurtenisdashboard en instellingen

Het evenementendashboard is uw nieuwe hub voor groepsboekingen en evenementbeheer. Als beheerder van dit evenement hebt u de beschikking over vier tabbladen: Dashboard, Boekingen, Deelnemers en Instellingen.

Dashboardtabblad

• Uw startpagina, algemene informatie over het evenement en contactgegevens van evenementspecialisten, als u gebruikmaakt van groepsboekingen.
• Evenement bekijken : Rechtsboven zie je de knop Evenement bekijken. Hiermee kun je zien hoe de evenementpagina eruitziet voor je genodigden.

Tabblad Boekingen

• Hier kunt u alle groepsboekingen aanvragen en beheren, of individuele boekingen bekijken/beheren die aan dit evenement zijn gekoppeld.
• U kunt rechtsboven tussen beide boekingstypen wisselen door op Groepsboekingen en Individuele boekingen te klikken.

Tabblad Deelnemers

Dit tabblad is de thuisbasis voor alle RSVP-tracking en evenementcommunicatie. Je kunt er veel meer mee doen dan je denkt:

• Enquêtes naar genodigden verzendenRegistratieformulier, feedbackformulier, lunchbestellingen en aangepaste formulieren. 
• Stel een evenementagenda op maat samenDeelnemers kunnen automatisch worden toegevoegd als ze zich aanmelden, of ze kunnen zelf hun evenementen kiezen. 
• Verstuur aangepaste berichten naar verschillende doelgroepen : Selecteer groepen ontvangers om een bericht te sturen. U kunt kiezen uit alle bevestigde deelnemers of uit specifieke deelnemers op basis van de antwoorden op de enquête. Bijvoorbeeld een bericht alleen voor vegetariërs. Dit geeft u volledige flexibiliteit in uw communicatie.
• Bekijk de reacties op eerder verzonden enquêtes of download gegevens en reacties van deelnemers .

Tabblad Instellingen

Wijzig de naam of data van uw evenement, voeg een afbeelding toe, verwijder uw evenement of stel een specifiek aangepast veld in om alle uitgaven aan het evenement te taggen

Landingspagina

U kunt uw eigen landingspagina maken door rechtsboven op Evenementenpagina maken te klikken. Deze pagina is toegankelijk voor de deelnemers en kan tekst, afbeeldingen, kaarten, reisboekingen, enquêtes en de agenda bevatten.

Deelnemers kunnen hun aanwezigheid bevestigen, informatie over evenementen bekijken en eventuele benodigde acties ondernemen, zoals formulieren invullen, reizen boeken of zichzelf een kamer toewijzen.

Deelnemers elkaars reizen laten zien : U kunt dit inschakelen tijdens het maken van de landingspagina van het evenement. Nadat de sectie is aangemaakt en zichtbaar is, ziet u een schakelaar waarmee u alle evenementboekingen voor de deelnemers kunt publiceren.

Deelnemers zien op de landingspagina niet alleen hun eigen boekingen, maar ook die van hun collega's.

Reizen aanvragen voor uw evenement

Ga naar het tabblad Boekingen en schakel tussen Groepsboekingen en Individuele boekingen om alle boekingen te bekijken die aan uw evenement zijn gekoppeld.

Groepsboekingen

Als u een groepsboeking voor een hotel van 9 of meer kamers of een groepsboeking voor een vlucht van 10 of meer reizigers wilt aanvragen, klikt u onder Boekingen beheren op Verblijven of Vluchten .

Hotel matching tool

U heeft nu toegang tot een nieuwe, intelligente tool voor hotelmatching, waarmee u tijd bespaart door minder heen-en-weer gemail met hotels. We hebben het contact met en de offerteaanvragen van hotels en locaties geautomatiseerd door gebruik te maken van onze matchingtools.

Hoe het werkt: Ontvang automatisch op maat gemaakte hoteloffertes voor uw groep, gebaseerd op uw specifieke wensen. Zodra u de perfecte accommodatie en prijs heeft geselecteerd en de laatste controles met uw toegewezen Perk-evenementenspecialist heeft afgerond, kunnen deelnemers zichzelf toevoegen aan boekingen op het platform.

Individuele boekingen

Mogelijk wilt u dat uw team hun individuele vluchten naar dit evenement boekt. Om de individuele boekingen die aan uw evenement zijn gekoppeld te bekijken, gaat u als accountbeheerder naar Individuele boekingen en klikt u naast Vervoer op Weergeven .

Tips voor het boeken van groepsreizen

Er zijn drie manieren om de reis voor uw evenement te regelen:

Ons team helpt bij het organiseren van de reis

• Bij boekingen van meer dan 9 kamers krijgt u toegang tot onze nieuwe, intelligente tool voor het matchen van hotels. Hiermee ontvangt u automatisch offertes op maat voor uw groep.
• U krijgt bovendien een speciale Perk-groepsboekings- en evenementenspecialist die u helpt bij het vinden en reserveren van alles wat u nodig hebt voor uw evenement.
• U kunt kiezen of deelnemers hun eigen vluchten kunnen boeken, of u kunt boekingen voor vluchtgroepen beheren als er meer dan 10 reizigers op dezelfde route reizen.

Deelnemers beheren hun eigen boekingen

• Dit is ideaal voor kleinere groepen waarbij u wilt dat de deelnemers zelf hun verblijf en vluchten boeken.

Een hybride van de twee bovenstaande

• Het meest voorkomende voorbeeld is het boeken van een groepshotel via ons team, maar waarbij reizigers zelf hun vluchten naar het evenement boeken via Perk.

Andere populaire functionaliteiten in ons nieuwe evenementenplatform

• Volg deelnemers: Bekijk wie er aanwezig is bij het evenement en wie nog niet op de uitnodiging heeft gereageerd.
• Houd de aankomst- en vertrektijden in de gaten: Krijg inzicht in hoe deelnemers naar het evenement reizen en waar ze verblijven.
• Verstuur berichten en herinneringen: Ga op de evenementenpagina naar het tabblad Deelnemers en klik op Updates verzenden . Je kunt een bericht sturen naar alle deelnemers of een herinnering sturen aan degenen die hun reis nog niet hebben geboekt.
• Kosten bijhouden: Ga op de evenementenpagina naar het tabblad Instellingen en selecteer onder Kosten bijhouden een of meerdere opties. De geselecteerde opties worden toegevoegd aan alle reizen die aan dit evenement zijn gekoppeld en helpen u bij het rapporteren en bijhouden van uw budget.
• Download een deelnemerslijst : Download een lijst van alle deelnemers, inclusief informatie over wie er wel of niet aanwezig is. Ga naar het tabblad Deelnemers en klik op Deelnemersgegevens downloaden .
• Speciale landingspagina voor evenementen: U kunt de landingspagina voor evenementen maken en bewerken om alle informatie op te nemen die deelnemers nodig hebben. U kunt extra secties, een evenementbeschrijving en een registratieformulier voor deelnemers toevoegen.
• Registratie- en feedbackformulieren: Klik onder het tabblad Deelnemers op Enquêtes bekijken en voeg vragen toe aan het betreffende formulier of maak een nieuw formulier. U kunt de reacties volgen en downloaden door rechtsboven op de pagina Antwoorden te selecteren en vervolgens te filteren op uw actieve formulieren.
• Uitnodigingen beheren: Je kunt geregistreerde deelnemers aan het Perk-platform uitnodigen, inclusief gasten. Je kunt ze importeren vanuit Perk, deelnemers individueel uitnodigen en een e-mail sturen, of ze uploaden vanuit een CSV-bestand. Je kunt ook de uitnodigingsmail aanpassen die deelnemers ontvangen.
• Maak een agenda: U kunt activiteiten aan de agenda toevoegen en deelnemers aan specifieke evenementen toewijzen.